Bab 3. Menggunakan E-mail untuk komunikasi
Electronic Mail adalah salah satu fasilitas atau aplikasi yang paling banyak digunakandi Internet. Hal ini karena Email merupakan alat komunikasi yang paling murah dan cepat. Dengan Email kita dapat berhubungan dengan siapa saja yang terhubung ke Internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal(bila kita menggunakan line telepon atau ISDN). Email menggeser penggunaan telepon dan fax dimasa kini. Konsep Email adalah seperti kita mengirim surat dengan pos biasa, dimana kita mengirimkan ke kantor pos dengan dibubuhi alamat yang kita tuju. Dari Kantor Pos tersebut akan disampaikan ke Kantor Pos yang terdekat dengan alamat yang dituju dan akhirnya sampai ke alamat tersebut. Dan si penerima hanya membuka kotak pos-nya saja yang ada didepan rumah. Disini si Pengirim tidak tahu apakah si orang yang dituju tersebut sudah menerima surat tersebut, sampai surat itu dibalas. Dengan Email, data dikirim secara elektronik sehingga sampai di tujuan dengan sangat cepat. Juga kita dapat mengirim file-file berupa program, gambar, graphik dan lain sebagainya. Kita juga dapat mengirim ke lebih dari satu orang sekaligus pada saat bersamaan dan kita juga tahu dalam hitungan detik, bahwa surat kita tersebut telah sampai ketujuannya.
E-mail atau surat elektronik merupakan suatu solusi alternative dari teknologi informasi bagi dunia untuk melakukan aktivitas di bidang komunikasi jarak jauh yang menawarkan kemudahan dan keuntungan dari segi kegunaan dan kemampuannya yang seolah-olah tidak lagi dibatasi oleh jarak dan waktu.Sebagaimana kita mengetahuinya, surat konvensional merupakan salah satu alat komunikasi yang senantiasa dipakai oleh umat manusia sejak dahulu kala dalam melakukan komunikasi dengan seseorang yang bertempat tinggal yang cukup jauh dari dirinya, hal ini merupakan teknologi yang efektif pada waktu itu (sebelum ditemukannya alat telegraf dan telepon).Namun kendala waktu yang dibutuhkan oleh surat via pos tersebut merupakan permasalahan tersendiri. Kemajuan teknologi telah membawa manusia dari surat kovensional/ via pos dalam melakukan distance of communication (komunikasi jarak jauh) ke komunikasi jarak jauh yang memamfaatkan sinyal analog dari jalur kabel yaitu telegraf hingga ke pesawat telepon. Untuk kedua hal barusan tersebut kendala akan waktu sudah tidak menjadi permasalahan lagi. Kini kemajuan teknologi lebih menghebohkan lagi, selain kendala waktu dapat diatasi dengan lebih baik dari segi kemampuan dan kefleksibelan komunikasi jarak jauh dapat kita katakan lebih canggih.B. MENDESKRIPSIKAN PERSAMAAN DAN PERBEDAAN Mailbox DIKANTOR POS (FISIK) YANG MEMILIKI IDENTITAS DAN KUNCI DENGAN Mailbox E_mail (Logik) yang memiliki User ID dan PasswordSurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sudah lama di kenal. Mengirim surat dengan menggunakan metode konvensional. Sesudah sampainya surat penerima akan membuka kotak pos yang terdapat di depan rumah. Dalam kasus ini, pengirim tidak tahu apakah orang yang dituju sudah menerima surat tersebut apa nelum, sampai pengirim menerima sirat balasan.Pengirim surat dengan menggunakan media konvensional akan menghasilkan sesuatu yang jelas dan isinya tidak harus diklarifikasi. Sedangkan melalui e-mail, adakalanya informasi yang terkandung di dalamnya perlu dikonfirmasi ulang kepada si pengirim.E=mail sangat mudah digunakan. Pengguna cukup mengetikkanteks melalui keyboard untuk menggunakan e-mail dalam hitungan detik setelah dikirimkan, surat tersebut akan sampai ke alamat tujuan meskipun jarak antara pengirim dan penerima mencapai ribuan kilometer.Pengguna e-mail memili sebuah kotak surat yang disebut dengan mailbox yang tersimpan dalam mailserver. Untuk dapat membuka mailbox, pengguna harus memasukkan user ID dan data kunci.C. Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek Untuk membuat E-mail.Seperti yang telah diseutkan sebelumnya, terdapat penyediaan layanan e-mail yaitu:
a. Yahoo!
b. Gmail
c. Hotmail
d. Plasa
E-mail atau surat elektronik merupakan suatu solusi alternative dari teknologi informasi bagi dunia untuk melakukan aktivitas di bidang komunikasi jarak jauh yang menawarkan kemudahan dan keuntungan dari segi kegunaan dan kemampuannya yang seolah-olah tidak lagi dibatasi oleh jarak dan waktu.Sebagaimana kita mengetahuinya, surat konvensional merupakan salah satu alat komunikasi yang senantiasa dipakai oleh umat manusia sejak dahulu kala dalam melakukan komunikasi dengan seseorang yang bertempat tinggal yang cukup jauh dari dirinya, hal ini merupakan teknologi yang efektif pada waktu itu (sebelum ditemukannya alat telegraf dan telepon).Namun kendala waktu yang dibutuhkan oleh surat via pos tersebut merupakan permasalahan tersendiri. Kemajuan teknologi telah membawa manusia dari surat kovensional/ via pos dalam melakukan distance of communication (komunikasi jarak jauh) ke komunikasi jarak jauh yang memamfaatkan sinyal analog dari jalur kabel yaitu telegraf hingga ke pesawat telepon. Untuk kedua hal barusan tersebut kendala akan waktu sudah tidak menjadi permasalahan lagi. Kini kemajuan teknologi lebih menghebohkan lagi, selain kendala waktu dapat diatasi dengan lebih baik dari segi kemampuan dan kefleksibelan komunikasi jarak jauh dapat kita katakan lebih canggih.B. MENDESKRIPSIKAN PERSAMAAN DAN PERBEDAAN Mailbox DIKANTOR POS (FISIK) YANG MEMILIKI IDENTITAS DAN KUNCI DENGAN Mailbox E_mail (Logik) yang memiliki User ID dan PasswordSurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sudah lama di kenal. Mengirim surat dengan menggunakan metode konvensional. Sesudah sampainya surat penerima akan membuka kotak pos yang terdapat di depan rumah. Dalam kasus ini, pengirim tidak tahu apakah orang yang dituju sudah menerima surat tersebut apa nelum, sampai pengirim menerima sirat balasan.Pengirim surat dengan menggunakan media konvensional akan menghasilkan sesuatu yang jelas dan isinya tidak harus diklarifikasi. Sedangkan melalui e-mail, adakalanya informasi yang terkandung di dalamnya perlu dikonfirmasi ulang kepada si pengirim.E=mail sangat mudah digunakan. Pengguna cukup mengetikkanteks melalui keyboard untuk menggunakan e-mail dalam hitungan detik setelah dikirimkan, surat tersebut akan sampai ke alamat tujuan meskipun jarak antara pengirim dan penerima mencapai ribuan kilometer.Pengguna e-mail memili sebuah kotak surat yang disebut dengan mailbox yang tersimpan dalam mailserver. Untuk dapat membuka mailbox, pengguna harus memasukkan user ID dan data kunci.C. Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek Untuk membuat E-mail.Seperti yang telah diseutkan sebelumnya, terdapat penyediaan layanan e-mail yaitu:
a. Yahoo!
b. Gmail
c. Hotmail
d. Plasa
MELAKUKAN REPLY DAN FORWARD
CARA REPLY E-MAIL
Cara membalas e-mail bisa dilakukan sama seperti ketika mengirim e-mail. Hal ini berarti kita harus mengetikkan lagi Id pengirim e-mail. Berikut ini cara yang lebih praktis untuk membalas e-mail yang mana Id pengirim e-mail sudah tercantum secara otomatis.
1. Langkah pertama untuk membalas e-mail adalah membuka e-mail tersebut terlebih dahulu.
2. Klik tombol Reply (Jawaban)
3. Sebelum Anda mengetik surat balasan, sebaiknya isi surat sebelumnya dihapus terlebih dahulu. Cara mengetik surat sama seperti saat Anda mengirim e-mail.
4. Klik tombol Send (Kirim) untuk mengirim e-mail. Jika e-mail tersebut berhasil dikirim ke alamat e-mail yang dituju, maka maka akan muncul keterangan Sent (Terkirim).
5. Selanjutnya, jika Anda ingin kembali ke tampilan sebelumnya maka gunakan tombol Back, sedangkan jika Anda sudah ingin keluar dari Yahoo mail maka klik Sign Out (Keluar).Ada kalanya anda ingin surat elektronik (e-mail) anda yang berbasis webbased mail, anda teruskan ke account emai anda yang lain,misalnya ke yang berbasis imap4 and pop3, mungkin disebabkan karena anda ingin membaca email dari ponsel anda yang menggunakan wap dengan koneksi internet gprs,atau mungkin anda merasa mailbox anda yang sudah penuh, dan banyak faktor lainnya.Jadi, kesimpulannya, email forwarding / penerusan email adalah cara untuk mengalihkan email yang dikirimkan oleh orang lainke alamat email yang kita berikan ke alamat email yang kita berikan kepada orang tersebut dialihkan ke alamat email yang kita setting sendiri.Berikut ini saya ingin mensharing tips melakukan forwarding email dari yahoo ke account email lain,contohnya saya disini ingin memforward email dari : abcde@yahoo.co.id ke alamat email : abcde@gawab.com .Perlu diingat, tidak seluruh domain email yahoo bisa menggunakan fitur ini, setahu saya, domain yahoo yang mempunyai fasilitasemail forwarding adalah : yahoo.co.id (Indonesia) dan yahoo.com.sg (singapura), mungkin anda mempunyai yang lain ?Step demi step kita lakukan disini adalah sebagai berikut:
1. Login dahulu ke yahoo! mail dengan username & password anda.
2. Setelah masuk ke interface yahoo mail, pilih OPSI
3. Akses dan Penerusan POP
4. pilih antara 1. Akses Web & POP [Setelan POP] dengan 2. MeneruskaF. MENGELOLA E-MAILBerikut tips mengelola e-Mail secara profesional:
Ikutilah tata krama dalam mengirim email, khususnya jika email itu penting. Buatlah pesan secara singkat, terfokus dan jelas.
Hargai penerima email Anda dengan ucapan sapaan hormat semacam ‘terima kasih’ dan sebagainya. Buatlah pula subyek email dengan jelas.
Hati-hati, jangan sampai mengirim email pada orang yang salah. Teliti selalu sebelum membeli mengirim email penting.
Jangan hanya memakai 1 alamat email untuk segala urusan. Bagi-bagi alamat email Anda untuk urusan bisnis, pertemanan, mailing list dan sebagainya agar tidak menimbulkan kebingungan karena banjir email.
Mengecek seluruh akun email mungkin akan terlalu menyita waktu. Solusinya, Anda bisa memakai software gratis seperti Prompter. Software ini bisa otomatis mengumumkan email yang masuk pada pengguna serta mengorganisir email.
Jangan tekan tombol ‘kirim’ terlalu cepat. Baca ulang email Anda untuk meminimalisir kesalahan seperti salah ketik atau salah kata. Terlalu banyak kesalahan dalam email bisa mempengaruhi persepsi penerima bahwa Anda ceroboh dan tidak menghargai sang penerima pesan.
Seringkali Anda lupa bahwa Anda perlu mencantumkan ‘attachment’. Untuk itu, pastikan ‘attachment’ jangan sampai ketinggalan.
Atur email dengan mengelompokkan dan memasukkannya kedalam folder sesuai dengan kategorinya, agar kita mudah untuk mengeceknya kembali dan isi email menjadi lebih rapi.
Jangan sembarangan register keanggotaan pada satu layanan website yang menggunakan email, karena pihak penyedia layanan bisa saja memanfaatkan alamat email untuk keperluan seperti spam dan sebagainya
CARA REPLY E-MAIL
Cara membalas e-mail bisa dilakukan sama seperti ketika mengirim e-mail. Hal ini berarti kita harus mengetikkan lagi Id pengirim e-mail. Berikut ini cara yang lebih praktis untuk membalas e-mail yang mana Id pengirim e-mail sudah tercantum secara otomatis.
1. Langkah pertama untuk membalas e-mail adalah membuka e-mail tersebut terlebih dahulu.
2. Klik tombol Reply (Jawaban)
3. Sebelum Anda mengetik surat balasan, sebaiknya isi surat sebelumnya dihapus terlebih dahulu. Cara mengetik surat sama seperti saat Anda mengirim e-mail.
4. Klik tombol Send (Kirim) untuk mengirim e-mail. Jika e-mail tersebut berhasil dikirim ke alamat e-mail yang dituju, maka maka akan muncul keterangan Sent (Terkirim).
5. Selanjutnya, jika Anda ingin kembali ke tampilan sebelumnya maka gunakan tombol Back, sedangkan jika Anda sudah ingin keluar dari Yahoo mail maka klik Sign Out (Keluar).Ada kalanya anda ingin surat elektronik (e-mail) anda yang berbasis webbased mail, anda teruskan ke account emai anda yang lain,misalnya ke yang berbasis imap4 and pop3, mungkin disebabkan karena anda ingin membaca email dari ponsel anda yang menggunakan wap dengan koneksi internet gprs,atau mungkin anda merasa mailbox anda yang sudah penuh, dan banyak faktor lainnya.Jadi, kesimpulannya, email forwarding / penerusan email adalah cara untuk mengalihkan email yang dikirimkan oleh orang lainke alamat email yang kita berikan ke alamat email yang kita berikan kepada orang tersebut dialihkan ke alamat email yang kita setting sendiri.Berikut ini saya ingin mensharing tips melakukan forwarding email dari yahoo ke account email lain,contohnya saya disini ingin memforward email dari : abcde@yahoo.co.id ke alamat email : abcde@gawab.com .Perlu diingat, tidak seluruh domain email yahoo bisa menggunakan fitur ini, setahu saya, domain yahoo yang mempunyai fasilitasemail forwarding adalah : yahoo.co.id (Indonesia) dan yahoo.com.sg (singapura), mungkin anda mempunyai yang lain ?Step demi step kita lakukan disini adalah sebagai berikut:
1. Login dahulu ke yahoo! mail dengan username & password anda.
2. Setelah masuk ke interface yahoo mail, pilih OPSI
3. Akses dan Penerusan POP
4. pilih antara 1. Akses Web & POP [Setelan POP] dengan 2. MeneruskaF. MENGELOLA E-MAILBerikut tips mengelola e-Mail secara profesional:
Ikutilah tata krama dalam mengirim email, khususnya jika email itu penting. Buatlah pesan secara singkat, terfokus dan jelas.
Hargai penerima email Anda dengan ucapan sapaan hormat semacam ‘terima kasih’ dan sebagainya. Buatlah pula subyek email dengan jelas.
Hati-hati, jangan sampai mengirim email pada orang yang salah. Teliti selalu sebelum membeli mengirim email penting.
Jangan hanya memakai 1 alamat email untuk segala urusan. Bagi-bagi alamat email Anda untuk urusan bisnis, pertemanan, mailing list dan sebagainya agar tidak menimbulkan kebingungan karena banjir email.
Mengecek seluruh akun email mungkin akan terlalu menyita waktu. Solusinya, Anda bisa memakai software gratis seperti Prompter. Software ini bisa otomatis mengumumkan email yang masuk pada pengguna serta mengorganisir email.
Jangan tekan tombol ‘kirim’ terlalu cepat. Baca ulang email Anda untuk meminimalisir kesalahan seperti salah ketik atau salah kata. Terlalu banyak kesalahan dalam email bisa mempengaruhi persepsi penerima bahwa Anda ceroboh dan tidak menghargai sang penerima pesan.
Seringkali Anda lupa bahwa Anda perlu mencantumkan ‘attachment’. Untuk itu, pastikan ‘attachment’ jangan sampai ketinggalan.
Atur email dengan mengelompokkan dan memasukkannya kedalam folder sesuai dengan kategorinya, agar kita mudah untuk mengeceknya kembali dan isi email menjadi lebih rapi.
Jangan sembarangan register keanggotaan pada satu layanan website yang menggunakan email, karena pihak penyedia layanan bisa saja memanfaatkan alamat email untuk keperluan seperti spam dan sebagainya
Untuk mempergunakan fasilitas ini mari kita ikuti langkah-langkahnya.
A. Mengirimkan e-mail dengan fitur attach files
1. Apabila kita telah membuka teks untuk menulis pada e-mail, maka pada halaman penulisan e-mail kliklah tombol “Attach Files” (….@yahoo.com) atau “lampirkan file” bagi pembaca yang mempergunakan alamat e-mail …….@yahoo.co.id
2. Ada 5 kolom sebagai tempat lokasi berkas yang akan dilampirkan. Kliklah tombol “browse” dan pilih berkas yang akan dilampirkan. Di sini pengguna dapat pula langsung menuliskan lokasi berkas di komputer lokalnya apabila tahu dengan pasti alamat/lokasi berkasnya.
3. Setelah selesai memasukkan lokasi berkas-berkas yang akan dikirimkan, kliklah tombol “Attach Files”. Tunggulah sebentar ,saat ada tulisan “Attaching files” yang menandakan bahwa file kita sedang dilampirkan. Lama waktu tunggu umumnya tergantung pada kecepatan koneksi internet dan berkas yang dilampirkan. Makin lambat koneksi internet atau makin besar berkas yang dilampirkan, makin lama waktu tunggunya.
4. Apabila berkas-berkas telah dilampirkan dengan sukses maka akan muncul “The following files have been attached” yang memberitahukan bahwa file telah dilampirkan. Selanjutnya kliklah tombol “Continue to Message”. Apabila ingin melampirkan lebih banyak berkas kliklah lagi “Attach more Files” dan ulangi tahap-tahap pengirimannya seperti langkah-langkah di atas. Bila telah selesai menulis e-mail, kliklah tombol “send/kirim”
A. Mengirimkan e-mail dengan fitur attach files
1. Apabila kita telah membuka teks untuk menulis pada e-mail, maka pada halaman penulisan e-mail kliklah tombol “Attach Files” (….@yahoo.com) atau “lampirkan file” bagi pembaca yang mempergunakan alamat e-mail …….@yahoo.co.id
2. Ada 5 kolom sebagai tempat lokasi berkas yang akan dilampirkan. Kliklah tombol “browse” dan pilih berkas yang akan dilampirkan. Di sini pengguna dapat pula langsung menuliskan lokasi berkas di komputer lokalnya apabila tahu dengan pasti alamat/lokasi berkasnya.
3. Setelah selesai memasukkan lokasi berkas-berkas yang akan dikirimkan, kliklah tombol “Attach Files”. Tunggulah sebentar ,saat ada tulisan “Attaching files” yang menandakan bahwa file kita sedang dilampirkan. Lama waktu tunggu umumnya tergantung pada kecepatan koneksi internet dan berkas yang dilampirkan. Makin lambat koneksi internet atau makin besar berkas yang dilampirkan, makin lama waktu tunggunya.
4. Apabila berkas-berkas telah dilampirkan dengan sukses maka akan muncul “The following files have been attached” yang memberitahukan bahwa file telah dilampirkan. Selanjutnya kliklah tombol “Continue to Message”. Apabila ingin melampirkan lebih banyak berkas kliklah lagi “Attach more Files” dan ulangi tahap-tahap pengirimannya seperti langkah-langkah di atas. Bila telah selesai menulis e-mail, kliklah tombol “send/kirim”
B. Menerima e-mail
1. Sebelum membaca e-mail, sebagaimana biasa pengguna harus melakukan login dengan mengisi Yahoo!ID dan password-nya. Selanjutnya kotak pos akan muncul dengan pemberitahuan jumlah e-mail baru yang diterima pengguna. Kliklah “inbox/kotak masuk” untuk membuka kotak pos.
2. Setelah tampil daftar e-mail baru yang masuk dan diterima pengguna pilihlah e-mail yang akan dibaca terlebih dahulu. Apabila ingin menyimpan berkas teks yang dikirimkan maka kliklah “Download File” di sebelah kalimat “Plain text Attachment”. Kemudian bila kita ingin menyimpan berkas/gambar yang dikirimkan, kliklah “Save to Computer” di sebelah Thumbnail gambar.
3. Apabila telah berganti tampilan, selanjutnya kliklah “Download Attachment” untuk menyimpan berkas ke dalam komputer lokal pengguna.
4. Setelah selesai, pengguna akan dibawa kembali ke halaman isi e-mail.CARA MENYIMPAN FILE ATTACHMENTDownload Attachment dan Memindahkan pada Media yang Lain
1. Sebelum membaca e-mail, sebagaimana biasa pengguna harus melakukan login dengan mengisi Yahoo!ID dan password-nya. Selanjutnya kotak pos akan muncul dengan pemberitahuan jumlah e-mail baru yang diterima pengguna. Kliklah “inbox/kotak masuk” untuk membuka kotak pos.
2. Setelah tampil daftar e-mail baru yang masuk dan diterima pengguna pilihlah e-mail yang akan dibaca terlebih dahulu. Apabila ingin menyimpan berkas teks yang dikirimkan maka kliklah “Download File” di sebelah kalimat “Plain text Attachment”. Kemudian bila kita ingin menyimpan berkas/gambar yang dikirimkan, kliklah “Save to Computer” di sebelah Thumbnail gambar.
3. Apabila telah berganti tampilan, selanjutnya kliklah “Download Attachment” untuk menyimpan berkas ke dalam komputer lokal pengguna.
4. Setelah selesai, pengguna akan dibawa kembali ke halaman isi e-mail.CARA MENYIMPAN FILE ATTACHMENTDownload Attachment dan Memindahkan pada Media yang Lain
Berikut ini beberapa aturan yang perlu diketahui dalam berkomunikasi melalui e-mail :
1. Hindari penggunaan huruf kapital terhadap seluruh isi pesan.
2. Hormati privacy orang lain.
3. Ingatlah bahwa tidak semua orang suka menerima segala hal yang kamu anggap lucu.
4. Jangan teruskan surat berantai
5. Jangan melakukan spam
6. Perhatikan dahulu susunan e-mail ”forwards”
7. Selalu isi bagian subjek, jangan dibiarkan kosong
8. Gantilah ”Subjek” atau judul e-mail apabila topik pembicaraan kamu berubah
9. Hapuslah pesan ”Reply” yang tidak perlu.
10. Jangan mudah tersinggung, reaksi berlebihan, atau terburu-buru menghapus suatu e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan baik
1. Hindari penggunaan huruf kapital terhadap seluruh isi pesan.
2. Hormati privacy orang lain.
3. Ingatlah bahwa tidak semua orang suka menerima segala hal yang kamu anggap lucu.
4. Jangan teruskan surat berantai
5. Jangan melakukan spam
6. Perhatikan dahulu susunan e-mail ”forwards”
7. Selalu isi bagian subjek, jangan dibiarkan kosong
8. Gantilah ”Subjek” atau judul e-mail apabila topik pembicaraan kamu berubah
9. Hapuslah pesan ”Reply” yang tidak perlu.
10. Jangan mudah tersinggung, reaksi berlebihan, atau terburu-buru menghapus suatu e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan baik
Tidak ada komentar:
Posting Komentar